Produktion. Wenn der Auftrag durchs Haus läuft.

In der Fertigung hängt alles an Terminen, die andere setzen: Der Lieferant sagt eine Woche zu, der Kunde erwartet einen Tag, und dazwischen steht die Maschine. Hier steht, welcher Teil der Verwaltung sich abgeben lässt.

Der Auftrag und die vielen Stationen

Ein Auftrag durchläuft in einem kleinen Produktionsbetrieb sechs bis acht Stationen, und an jeder entsteht Papier. Der Aufwand liegt nicht in einer Station, sondern in den Übergängen.

• Anfrage und Angebot, meistens mit Positionen aus einem früheren Auftrag.
• Bestellung beim Lieferanten und die Auftragsbestätigung, die geprüft werden muss.
• Wareneingang: Ist gekommen, was bestellt wurde, in der Menge und zum Termin.
• Fertigungspapiere und Rückmeldungen aus der Werkstatt.
• Versand: Lieferschein, Spedition, Abholung, Avis.
• Rechnung, Zahlungseingang, und bei Verzug die Erinnerung.

Die Auftragsbestätigung ist der wunde Punkt

Zwischen Bestellung und Lieferung kommen mehrere Nachrichten vom Lieferanten. Die zweite oder dritte enthält häufig eine Änderung, und sie sieht aus wie die erste.

Wer sie liest, aber nicht mit der Bestellung vergleicht, merkt es beim Wareneingang. Dann ist die Maschine belegt, der Kundentermin steht, und es fehlt ein Teil.

Hier liegt der größte Hebel, und er ist kein technischer: Jede Nachricht zu einem laufenden Vorgang wird gegen die Bestellung gehalten, jedes Mal, auch wenn es die vierte in derselben Woche ist.

Nachweise und Dokumentation

In der Produktion hängen an einem Auftrag oft Nachweise: Materialzeugnisse, Prüfprotokolle, Konformitätserklärungen. Sie kommen per Mail, liegen in einem Portal oder auf Papier bei.

Sie werden gebraucht, wenn es Ärger gibt, und das ist Jahre später. Eine Ablage, die von allein entsteht und den Nachweis dem Auftrag zuordnet, ist im Reklamationsfall der Unterschied zwischen zehn Minuten und einem verlorenen Nachmittag.

Der Versand ist die letzte Meile, und die geht oft schief

Am Ende steht die Übergabe an eine Spedition, und dort passieren zwei Dinge zuverlässig. Erstens fehlen der Spedition die Angaben, was sie abzuladen hat, weil die Aufstellzeichnung im Angebot steckt und das Angebot Preise enthält.

Zweitens erfährt niemand, dass die Lieferung sich verschoben hat, weil die Nachricht der Spedition in einem Postfach landet, in das an dem Tag keiner sieht.

Für das erste gibt es eine saubere Lösung: Aus den Auftragspapieren werden die Zeichnungen herausgezogen, ohne Preise und ohne Lieferantendaten. Wichtig ist dabei, dass geschwärzt und nicht übermalt wird. Ein weißes Rechteck über einer Zahl sieht am Bildschirm richtig aus, und der Text steht weiter in der Datei.

Für das zweite gilt dasselbe wie bei der Auftragsbestätigung: Jede Nachricht zu einem laufenden Vorgang wird angesehen und mit dem Termin verglichen.

Was sich hier NICHT lohnt

Die Fertigungsplanung selbst. Wer wann an welche Maschine kommt, hängt von Rüstzeiten, Können und Tagesform ab. Das steckt im Kopf des Meisters, und dort ist es gut aufgehoben.

Auch die Qualitätsbeurteilung bleibt beim Menschen. Eine Maschine kann protokollieren, dass geprüft wurde, nicht ob es in Ordnung ist.

Der Gewinn liegt in der Verwaltung ringsherum, nicht in der Fertigung.

Häufige Fragen

Wir haben schon ein ERP-System, passt das zusammen?

Meistens ja, denn die Lücken sind selten im ERP, sondern davor und danach: die Mail vom Lieferanten, der Beleg im Chat, das Protokoll als PDF.

Lohnt sich das bei zwanzig Mitarbeitern?

Ja, aber die Rechnung ist eine andere als beim Einzelunternehmer. Dort geht es um Feierabend, hier darum, dass eine Regel an einer Stelle steht statt in fünf Köpfen.

Was passiert bei einem Ausfall der Automatisierung?

Dieselbe Arbeit wie vorher, von Hand. Deshalb gilt: Ein Ausfall muss gemeldet werden. Eine stille Automatisierung, die nichts mehr tut, ist schlimmer als gar keine.