KI-Automatisierung. Was sich lohnt und was nicht.

Fast jeder Prozess im Betrieb lässt sich automatisieren. Die Frage ist nicht ob, sondern welcher zuerst, und bei welchem man es besser lässt. Hier steht, woran man den Unterschied erkennt.

Die Frage vor allen anderen

Nicht jeder Prozess verdient eine Automatisierung. Die Rechnung ist einfach und wird selten gemacht: Wie oft im Monat, wie lange jedes Mal, und wie schlimm ist ein Fehler.

Etwas, das zwölfmal im Jahr fünf Minuten dauert, ist eine Stunde Arbeit. Wer dafür zwei Tage baut, hat sich beschäftigt. Etwas, das täglich zwanzig Minuten kostet, sind hundert Stunden im Jahr, und da lohnt sich fast jeder Aufwand.

Der dritte Wert ist der wichtigste: Was passiert, wenn es schiefgeht. Eine falsch einsortierte Werbemail kostet einen Klick. Eine übersehene Frist kostet Geld, manchmal ein Verfahren. Deshalb wird nicht das Aufwendigste zuerst automatisiert, sondern das Teuerste.

Was sich gut automatisieren lässt

Alles, was eine klare Regel hat und oft vorkommt. Der gemeinsame Nenner ist nicht die Technik, sondern die Frage: Könnte ein neuer Mitarbeiter das nach einer Erklärung übernehmen?

• Belege einsammeln: aus Postfächern, aus Nachrichten, aus eingescannter Post, und der Buchung zuordnen, zu der sie gehören.
• Fristen finden und melden: Wer erst am Fälligkeitstag erinnert, erinnert zu spät. Sinnvoll sind 180, 90, 30 und 7 Tage vorher.
• Eingehende Post lesen: Absender, Betreff, Art und Frist erkennen, auch aus einem Scan.
• Nachrichten aus allen Kanälen an einer Stelle sammeln: Mail, WhatsApp, SMS, Fax, Briefe, Anrufe.
• Zahlungen abgleichen: Welche Rechnung ist bezahlt, welche nicht, welcher Beleg fehlt.
• Wiederkehrende Auswertungen: dieselbe Frage jeden Morgen, dieselbe Zahl aus derselben Quelle.

Was sich schlecht automatisieren lässt

Alles, wo die Regel im Kopf eines Menschen sitzt und sich je nach Lage ändert. Ein Preis, der von der Beziehung zum Kunden abhängt. Eine Entscheidung, ob ein Auftrag angenommen wird. Ein Gespräch, in dem es um Vertrauen geht.

Es gibt eine harte Grenze, und sie verläuft nicht bei der Schwierigkeit, sondern bei der Umkehrbarkeit. Was sich zurücknehmen lässt, darf eine Maschine tun. Was raus ist, ist raus: eine verschickte Nachricht, eine ausgelöste Zahlung, eine gelöschte Datei.

Deshalb ist der Standard bei allem, was nach außen geht, der Entwurf. Die Maschine schreibt, der Mensch liest, der Mensch schickt ab.

Von einem bis dreißig Leuten

Diese Seite ist für Betriebe zwischen einer Person und etwa dreißig geschrieben: Planungsbüros, Architekturbüros, Handwerk, kleine Produktion, Dienstleistung. Nicht weil größere Firmen das Problem nicht hätten, sondern weil sie eine andere Antwort darauf bekommen.

In einem Konzern gibt es eine Abteilung, die Prozesse ordnet, und ein Budget für Software, die sechsstellig kostet. In einem Betrieb mit acht Leuten macht der Chef die Angebote, die Buchhaltung und den Einkauf, und zwar abends. Dort zählt jede zurückgewonnene Stunde doppelt, weil sie sonst vom Feierabend abgeht.

Der zweite Unterschied ist die Regel selbst. Bei fünf Leuten steht sie in fünf Köpfen und in keiner Datei. Wer sie aufschreibt, damit eine Maschine sie ausführen kann, hat sie nebenbei aufgeschrieben, und das ist bei einem Krankheitsfall mehr wert als die Automatisierung selbst.

Wie man anfängt, ohne sich zu verheben

Nicht mit einem großen System, sondern mit einer Aufgabe. Der Weg, der sich bewährt hat, hat vier Schritte.

• Eine Woche lang aufschreiben, was wiederkehrt. Nicht schätzen, aufschreiben.
• Die drei teuersten heraussuchen, gerechnet in Stunden im Jahr mal Fehlerkosten.
• Die erste bauen und laufen lassen, bis sie langweilig ist.
• Erst dann die nächste. Wer drei gleichzeitig baut, hat drei halbe.

Häufige Fragen

Brauche ich dafür eine eigene IT-Abteilung?

Nein. Was hier beschrieben ist, läuft auf einem normalen Rechner. Wichtiger als Technik ist, dass jemand die Regeln kennt, nach denen der Betrieb arbeitet.

Was kostet eine Automatisierung?

Die Frage ist besser andersherum gestellt: Was kostet es, sie zu lassen. Zwanzig Minuten am Tag sind hundert Stunden im Jahr. Was der Aufbau kostet, hängt an der Aufgabe und lässt sich vorher ausrechnen.

Verliere ich die Kontrolle über meine Abläufe?

Nur wenn die Regeln nirgends stehen. Eine gute Automatisierung schreibt auf, was sie tut und warum, und ist damit nachvollziehbarer als eine Gewohnheit, die drei Leute unterschiedlich handhaben.

Gehen meine Daten dabei an einen Anbieter?

Das ist eine Entscheidung, keine Notwendigkeit. Es gibt Aufbauten, bei denen die Daten auf dem eigenen Rechner bleiben und nur einzelne Anfragen nach außen gehen.