Wiederkehrende Aufgaben. Und welche zuerst weg kann.

In jedem Betrieb gibt es dieselben acht Arbeiten, die jede Woche wiederkommen, die niemand bezahlt und die trotzdem jemand machen muss. Hier stehen sie, mit dem, was sie im Jahr kosten.

Die acht, die überall wiederkommen

Die Reihenfolge ist nicht zufällig. Sie folgt dem, was am teuersten ist, wenn es liegen bleibt.

• Belege sammeln und zuordnen. Sie kommen per Mail, im Chat, auf Papier und im Portal des Anbieters. Vier Wege, vier Gewohnheiten, und am Monatsende fehlt die Hälfte.
• Fristen im Blick behalten. Nicht die eigenen Termine, sondern die von außen: Kündigungsfristen, Widerspruchsfristen, Nachweise, Bescheide.
• Eingehende Post einordnen. Wer schreibt, was will er, bis wann.
• Angebote und Rechnungen schreiben. Der Nummernkreis, die Positionen, die Vorlage, die Ablage.
• Nachrichten beantworten. Über fünf Kanäle verteilt, und keiner weiß mehr, wo die Anfrage von Dienstag lag.
• Termine koordinieren. Der Abgleich zwischen Baustelle, Büro und Kunde.
• Zahlungen abgleichen. Wer hat bezahlt, wer nicht, was ist offen.
• Den Monat abschließen. Immer dieselben Schritte, immer in derselben Reihenfolge, immer der eine, der vergessen wird.

Was das im Jahr kostet

Die Zahlen sind konservativ und stammen aus einem Betrieb, der es gemessen hat, nicht geschätzt.

Belege einsammeln und zuordnen: rund vier Stunden im Monat, wenn es gut läuft. Angebote schreiben: eine bis drei Stunden je Angebot, je nach Umfang. Nachrichten über alle Kanäle sortieren und beantworten: eine halbe Stunde am Tag, oft mehr.

Zusammen sind das bei einem Ein-Personen-Betrieb leicht zwölf Stunden in der Woche. Das ist ein voller Arbeitstag, jede Woche, für Arbeit, die kein Kunde bezahlt.

Was zuerst weg kann

Nicht das, was am meisten nervt, sondern das, was am teuersten ist. Diese drei sind es fast immer:

Erstens die Belege. Sie kosten jeden Monat dieselbe Zeit, sie folgen einer klaren Regel, und ein fehlender Beleg kostet am Jahresende bares Geld beim Vorsteuerabzug.

Zweitens die Fristen. Der Aufwand ist gering, der Schaden bei einem Versäumnis groß. Wer erst am Fälligkeitstag erinnert wird, erinnert sich zu spät.

Drittens der Posteingang über alle Kanäle. Nicht das Beantworten, sondern das Sortieren: Was ist eine Anfrage, was ist Werbung, was wartet auf mich.

Was besser beim Menschen bleibt

Der Preis. Die Entscheidung, ob ein Auftrag angenommen wird. Das Gespräch mit einem Kunden, der Sorgen hat. Die Einschätzung, ob ein Lieferant zuverlässig ist.

Und alles, was sich nicht zurücknehmen lässt. Eine Nachricht, die raus ist, ist raus. Deshalb entstehen Antworten als Entwurf und werden von einem Menschen abgeschickt.

Der Gewinn liegt nicht darin, dass niemand mehr entscheidet. Er liegt darin, dass man entscheidet, statt zu suchen.

Wie man es misst, statt es zu glauben

Eine Woche lang mitschreiben, was wiederkommt und wie lange es gedauert hat. Kein Werkzeug nötig, ein Zettel reicht.

Danach sieht die Liste anders aus, als man dachte. In fast jedem Betrieb ist die teuerste Arbeit nicht die, über die am meisten geklagt wird, sondern eine, die niemand erwähnt, weil sie so selbstverständlich geworden ist.

Häufige Fragen

Welche Aufgabe soll ich zuerst abgeben?

Die, die am häufigsten wiederkommt und bei der ein Fehler am teuersten ist. In den meisten Betrieben sind das die Belege oder die Fristen, nicht das, worüber am lautesten geklagt wird.

Lohnt sich das bei drei Mitarbeitern schon?

Ja, oft mehr als bei dreißig. Bei drei Leuten macht der Chef die Verwaltung selbst, meistens abends. Jede Stunde, die wegfällt, ist dort direkt Feierabend.

Was passiert, wenn die Automatisierung einen Fehler macht?

Das kommt vor, und deshalb gilt: Was sich zurücknehmen lässt, darf sie tun. Was nach außen geht, entsteht als Entwurf und wird von einem Menschen abgeschickt.

Muss ich meine Abläufe vorher aufräumen?

Nein, aber sie werden dabei aufgeräumt. Eine Regel, die eine Maschine ausführen soll, muss man aufschreiben, und spätestens dann fällt auf, wo drei Leute es unterschiedlich machen.